Protection des données

Registre des activités de traitement des données en application du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Document validé par le C.A. du 14/12/2019.

Responsable de l’Association : La Présidente (Marianne Laigneau)
Responsable du traitement des données : Le membre du Conseil d’Administration en charge du traitement des données (Rémi Sentis).
Ci-dessous, Association désigne l’A-Ulm.

1. Objectifs poursuivis et catégories de personnes concernées.

Les données personnelles sont collectées et traitées sur la base des fondements juridiques prévus par la Règlementation en vue des objectifs suivants
• assurer la gestion des adhérents à l’Association (et la mise à jour des données qu’ils fournissent) et des services auxquels ils ont accès ;
• communiquer avec nos adhérents, par courrier ou courriel (et enrichir notre base d’adhérents potentiels),
• les informer sur des questions intéressant l’Association
• confectionner l’annuaire papier et l’annuaire électronique contenant la liste des Anciens Elèves, Elèves, Diplômés, Etudiants, Pensionnaires étrangers de l’E.N.S.

Nous collectons les données de trois catégories de personnes [sachant que les membres de la catégorie b) sont inclus aussi dans la catégorie a)].
Catégorie a) : les Anciens Elèves, Elèves, Diplômés, Etudiants, Pensionnaires étrangers de l’E.N.S.
Catégorie b) : les adhérents de l’Association.
Catégorie c) : les personnes décédées qui étaient dans les catégories a) ou b) avant leur mort.
Pour les personnes de la catégorie a) qui ne sont pas adhérents, la base juridique est l’intérêt public à des fins archivistiques. Pour les adhérents à l’Association (catégorie b), la base juridique est le consentement. Pour les personnes de la catégorie c), la base juridique est l’intérêt public à des fins historiques.

2. Quelles données personnelles recueillons-nous ?

• L’A-Ulm recueille, au moment de l’entrée et de la sortie de l’ENS, des données à caractère personnel des membres de la catégorie a) par l’intermédiaire de l’ENS (avec qui nous avons signé une convention).
Ces données sont :
- soit publiques : nom, prénom, statut (élève, étudiant), année promotion, spécialité concours, année du
diplôme, spécialité principale du diplôme lettres ou sciences
- soit privées : adresse mail*, adresse postale*, spécialité secondaire (facultatif)*, [*= avec l’accord
préalable de la personne concernée].
Conservation de ces données : nous supprimons les données privées, au plus tard cinq ans après
leur transmission par l’ENS, sauf dans le cas où la personne concernée a autorisé l’A-Ulm à conserver
ces informations.
• L’A-Ulm recueille des données à caractère personnel directement auprès des membres de la
catégorie b) (lors de leur adhésion à notre Association) et ceux-ci peuvent les modifier eux-mêmes en
ligne.
Pour ces membres, les données sont identiques à celles de la catégorie a) plus des données de
contact (notamment adresse postale, numéros de téléphone …), ainsi que les données professionnelles
et assimilées (distinctions, fonctions honorifiques) et les éléments pour l’envoi de nos documents
(annuaire, revue, etc.)
La durée de conservation des données personnelles est effective jusqu’à ce que l’effacement en
soit demandé par la personne concernée.
• Données de connexion (cookies).

3. Liste des traitements des données.

i) Le premier ensemble de traitements correspond à la gestion des adhérents à l’association
(catégorie b) - avec mise à jour des données fournies - ; à la gestion des services auxquels ils ont accès
; à la communication avec ces adhérents, par courrier ou courriel (il s’agit aussi de les informer sur les
questions intéressant l’Association et l’ENS et d’enrichir notre base d’adhérents potentiels).

ii) Un deuxième traitement correspond à la confection de l’Annuaire (papier et électronique)
contenant la liste de tous Anciens Elèves, Elèves, Diplômés, Etudiants, Pensionnaires étrangers de
l’E.N.S.

iii) Un troisième traitement correspond à la confection de l’ouvrage contenant la mémoire des
anciens élèves décédés. Sauf avis contraire motivé, nous conservons les noms prénoms, l’année de
promotion, la date du décès, les dernières fonctions professionnelles.

4. Sécurité
Notre volonté est de conserver les données personnelles de la manière la plus sûre et la plus
sécurisée. Nous prenons les mesures physiques, techniques et organisationnelles (droits d’accès) utiles
pour empêcher toute violation des données personnelles.
Le serveur où sont stockées les données est hébergé dans les locaux de l’Association avec une
copie de back-up dans les locaux de l’E.N.S.
Le respect de la sécurité et de la protection de vos données s’impose à l’ensemble de nos
collaborateurs, salariés ou bénévoles, ainsi qu’à nos prestataires et sous-traitants.