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Règlement Intérieur

Règlement intérieur de l’A-Ulm
Adopté par l’Assemblée générale du 15 novembre 2025

Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 22 des statuts l’association reconnue d’utilité publique dite « A-Ulm. ». 
Il a pour objectif de préciser les règles d’organisation et de fonctionnement prévues par les statuts de l’A-Ulm. Ainsi, les statuts s’appliquent dans le silence du règlement intérieur et ils prévalent en cas de divergence d’interprétation.

I. Membres

Article 1 – Agrément des nouveaux membres

L’A-Ulm se compose de membres adhérents, de membres amis de l’École, de membres d’honneur, de membres bienfaiteurs et de membres associés. 
Conformément à l’article 3 des statuts de l’A-Ulm, pour être membre, il faut être agréé par le conseil d'administration. 
Pour les membres adhérents relevant de l’article 3 alinéa 1, cet agrément est réputé être tacitement acquis sauf délibération contraire du conseil d’administration, dès lors que le membre a versé le montant de sa cotisation. 
Pour les membres amis, conformément à l’article 3 des statuts, le candidat doit être présenté par un membre de l’A-Ulm et accepté par le conseil d’administration par une délibération. Le candidat renseigne la fiche de demande d’adhésion et la transmet à l’A-Ulm accompagnée du règlement de la cotisation. Une confirmation de parrainage est demandée au parrain. Le conseil d’administration examine la candidature et se prononce sur son acceptation. La réponse est transmise au candidat. Si elle est négative, la cotisation est remboursée. Le conseil statue lors de chacune de ses réunions sur les demandes d’admission présentées en tant que membre ami depuis la réunion précédente. Le conseil d’administration peut décider d’une catégorie de personnes pour lesquels l’acceptation comme membre ami est présumée acquise sauf délibération contraire.
Pour les membres d’honneur, membres bienfaiteurs et membres associés, l’agrément est confondu avec la délibération du conseil d’administration qui leur octroie ce statut.

Article 2 – Adhésion

La cotisation donne le droit d’être membre de l’A-Ulm pour l’exercice qui se termine le 30 juin de l’année, quelle que soit la date de son versement.

Article 3 – Modalités d’exclusion d’un membre de l’A-Ulm

Conformément à l’article 4 des statuts, un membre peut être exclu pour motifs graves par le conseil d’administration Sont notamment réputés constituer des motifs graves : (i) une condamnation pénale pour crime et délit ; (ii) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’A-Ulm ou à sa réputation ; (iii) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’École normale supérieure ou à sa réputation ; (iv) une situation de conflit d’intérêt. Le membre est convoqué quinze jours avant la réunion de délibération du conseil d’administration en vue de pouvoir présenter sa défense. Cette convocation comporte les motifs de l’exclusion. Il peut se faire assister d’une personne de son choix. L’éventuelle décision d’exclusion est notifiée au plus tard trois jours ouvrés après la réunion. L’intéressé peut contester cette décision par un recours suspensif devant l’assemblée générale, déposé au moins trois semaines avant la date de cette dernière, selon les mêmes modalités. Le conseil d’administration et l’assemblée générale statuent à la majorité des membres présents ou représentés.
La contestation par un membre devant le conseil d’administration d’une radiation pour non-paiement de cotisation suit les mêmes modalités que celles prévues ci-dessus.
La radiation d’une personne morale prononcée pour justes motifs par le conseil d’administration suit les mêmes modalités que celles prévues ci-dessus. Sont notamment réputés constituer des justes motifs : (i) la non-participation aux activités de l’A-Ulm ; (ii) une condamnation pénale pour crime et délit ; (iii) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’a-Ulm ou à sa réputation ; (iv) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’École normale supérieure ou à sa réputation ; (v) une situation de conflit d’intérêt.

Article 4 – Modalités de révocation d’un membre du conseil d’administration

Conformément à l’article 7 des statuts, un membre du conseil d’administration peut être révoqué par le conseil d’administration pour juste motif ou pour absences répétées. 
Sont notamment réputés constituer des justes motifs : (i) la non-participation aux activités de l’A-Ulm, et plus particulièrement à son conseil d’administration ; (ii) une condamnation pénale pour crime et délit ; (iii) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’A-Ulm ou à sa réputation ; (iv) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’École normale supérieure ou à sa réputation ; (v) une situation de conflit d’intérêt.
Le membre est convoqué quinze jours avant la réunion de délibération du conseil d’administration en vue de pouvoir présenter sa défense. Cette convocation comporte les motifs de l’exclusion. Il peut se faire assister d’une personne de son choix. L’éventuelle décision d’exclusion est notifiée au plus tard trois jours ouvrés après la réunion. 
L’intéressé peut contester cette décision par un recours suspensif devant l’assemblée générale, déposé au moins trois semaines avant la date de cette dernière, selon les mêmes modalités. 
Le conseil d’administration statue à la majorité des deux tiers des membres en exercice et l’assemblée générale statue à la majorité des membres présents ou représentés.

Article 5 – Modalités de révocation d’un membre du bureau

Conformément à l’article 11 des statuts, un membre du bureau peut être révoqué par le conseil d’administration pour juste motif. 
Sont notamment réputés constituer des justes motifs : (i) la non-participation aux activités de l’A-Ulm, plus particulièrement à son conseil d’administration et à son bureau ; (ii) une condamnation pénale pour crime et délit ; (iii) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’A-Ulm ou à sa réputation ; (iv) toute action de nature à porter préjudice, directement ou indirectement, aux activités de l’École normale supérieure ou à sa réputation ; (v) une situation de conflit d’intérêt..
Le membre est convoqué quinze jours avant la réunion de délibération du conseil d’administration en vue de pouvoir présenter sa défense. Cette convocation comporte les motifs de l’exclusion. Il peut se faire assister d’une personne de son choix. L’éventuelle décision d’exclusion est notifiée au plus tard trois jours ouvrés après la réunion. 
L’intéressé ne perd pas de ce seul fait la qualité d’administrateur.
L’intéressé peut contester cette décision par un recours suspensif devant l’assemblée générale, déposé au moins trois semaines avant la date de cette dernière, selon les mêmes modalités. 
Le conseil d’administration statue à la majorité des deux tiers des membres en exercice et l’assemblée générale statue à la majorité des membres présents ou représentés.

Article 6

La cotisation versée à l’A-Ulm est définitivement acquise, même cas en cas de démission, d’exclusion, ou de décès d’un membre en cours d’année.

II. Fonctionnement de l’A-Ulm

Article 7 – Établissement de l’ordre du jour de l’assemblée générale

L’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle porte a minima sur :
    • le bilan moral (rapport d’activités) de l’A-Ulm ;
    • le rapport financier ;
    • l’approbation des comptes et l’affectation du résultat ;
    • le quitus donné au conseil sur sa gestion de l’A-Ulm ;
    • la définition des orientations stratégiques de l’A-Ulm ;
    • le vote du budget prévisionnel de l’exercice suivant.
Conformément à l’article 5 des statuts, un dixième au moins des membres de l’A-Ulm peuvent demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour. La demande en est faite au moins trois semaines avant la réunion de l’assemblée générale et doit être transmise aux membres du bureau de l’A-Ulm.

Article 8 – Transmission de la convocation et des documents préparatoires à l’assemblée générale 

L’avis de convocation de l’assemblée générale est transmis aux membres de l’A-Ulm par courrier électronique ou courrier postal au moins un mois avant la date de réunion.
Conformément à l’article 5 des statuts, l’ordre du jour et les documents nécessaires aux délibérations, dont, le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes ou du vérificateur aux comptes, sont mis à la disposition des membres par le conseil d’administration. Cette mise à disposition se fait par publication sur le site Internet de l’a-Ulm, en accès réservé aux membres de l’a-Ulm, au moins deux semaines avant la date de convocation de l’assemblée générale. Une version physique des documents est communiquée sur demande le jour de l’assemblée générale aux membres qui en font la demande.

Article 9 – Transmission de la convocation et des documents préparatoires aux réunions du conseil d’administration

L’avis de convocation de chaque réunion du conseil d’administration est transmis aux membres de ce conseil par courrier électronique au moins une semaine avant la date de réunion.
L’ordre du jour est joint à la convocation. Il peut être complété à la demande des administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent faire l’objet de décisions. Les documents nécessaires aux délibérations sont diffusés auprès de tous les administrateurs au plus tard 3 jours avant la date de la réunion.

Article 10 – Modalités des réunions et votes à distance

Les réunions de l’A-Ulm peuvent se tenir de manière physique, dématérialisée ou hybride, conformément aux statuts (article 5 pour l’assemblée générale, article 9 pour le conseil d’administration, article 10 pour le bureau).
Lorsque la réunion se tient de manière dématérialisée ou hybride, elle utilise une solution de visioconférence ou d’audioconférence permettant l'identification et la participation effective des membres et la retransmission continue et simultanée des délibérations. Les informations nécessaires à la connexion sont précisées dans la convocation à la réunion. Un enregistrement numérique de la réunion peut être conservé et mis à disposition des membres qui en feraient la demande dans un délai de 7 jours ouvrés après l’assemblée, pour une durée maximale de deux ans.
Le vote à distance peut être prévu, soit par l’envoi d’un formulaire de vote avant la réunion soit par vote en ligne en utilisant un outil sécurisé. Chaque vote en ligne est précédé d’une période de débats préalables entre tous les membres de l’assemblée. Les résultats sont dévoilés après chaque vote.

Article 11 – Élection du conseil d’administration

Conformément à l’article 7 des statuts, le conseil d’administration est composé de vingt et un membres élus et deux membres de droit. Les membres élus le sont par l’assemblée générale pour trois ans, avec un renouvellement par tiers chaque année.
Chaque année, le Conseil d’administration décide du calendrier et des modalités des élections : date de l’appel à candidatures, date limite des candidatures, dates de début et de fin du vote en ligne. 
Le bureau met en œuvre ces décisions en diffusant l’appel à candidature ouvert à tous les membres de l’A-Ulm. Les candidats doivent transmettre leur candidature accompagnée d’une déclaration de candidature. La liste des candidats est communiquée aux membres de l’A-Ulm. 
Les élections ont lieu au scrutin secret par voie électronique ou par correspondance. Une fois établi le total des voix de chaque candidat, sont élus les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix. Toutefois, par application de l’article 7 des statuts, 
    • si le résultat avait pour effet que plus de sept membres du CA aient plus de 70 ans au jour de leur élection, seraient écartés de la liste des élus les candidats de plus de 70 ans ayant obtenu le moins de voix. En cas d’égalité entre deux ou plusieurs candidats de plus de 70 ans, serait alors élu le plus jeune d’entre eux ;
    • si le résultat avait pour effet que moins de six membres du CA appartiennent à une des trente dernières promotions au jour de la date limite du dépôt des candidatures, seraient écartés les autres candidats ayant obtenu le moins de voix. En cas d’égalité entre deux ou plusieurs candidats n’appartenant pas à cette catégorie, serait alors élu le plus jeune d’entre eux ;
    • si le résultat avait pour effet que moins de quinze membres du CA soient anciennes ou anciens élèves, ou élèves de l'École, seraient écartés les candidats n’appartenant pas à cette catégorie ayant obtenu le moins de voix. En cas d’égalité entre deux ou plusieurs candidats n’appartenant pas à cette catégorie, serait alors élu le plus jeune d’entre eux.
Si, après application de ces règles, l’élection n’ayant pas permis de satisfaire aux trois critères précédents, des postes d’administrateurs restent vacants, alors ils doivent être pourvus selon les modalités prévues ci-dessous. 
Une fois ces règles appliquées, en cas d’égalité des voix des candidats sur le dernier poste à pourvoir, le candidat le plus âgé est déclaré élu.
L’élection en remplacement d’administrateurs décédés, empêchés définitivement, démissionnaires, révoqués ou manquants en conséquence des critères énoncés ci-dessus, est inscrite à l’ordre du jour du prochain CA qui décide des modalités de l’élection des administrateurs manquants. Le bureau lance alors un appel à candidature à ces élections partielles, ouvert à tous les membres de l’A-Ulm. Le mandat des administrateurs élus lors des élections partielles s’arrête au terme du mandat des administrateurs qu’ils ont remplacés. 

Article 12 – Compétences de l’assemblée générale

Conformément à l’article 6 des statuts, l’assemblée générale approuve les délibérations du conseil d’administration relatives aux actes de disposition ayant un impact significatif sur le fonctionnement de l’a-Ulm. Un acte de disposition est réputé avoir un impact significatif sur le fonctionnement de l’a-Ulm s’il concerne l’aliénation directe ou indirecte d’un bien d’une valeur supérieure à un quart du budget annuel.

Article 13 – Compétences du conseil d’administration

Des commissions de travail ou comités peuvent être constituées par décision du conseil d’administration, soit pour une durée limitée soit pour une durée illimitée, en particulier le ou les comités de rédaction pour les revues (sous forme papier ou en ligne) de l’A-Ulm et le service carrières. Le conseil d’administration agrée les changements de composition de ces commissions ou comités.
Ces commissions ou comités rendent compte annuellement de leur activité au conseil d’administration.

Article 14 – Prévention des conflits d’intérêts

L’A-Ulm veille à prévenir et gérer toute situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, pouvant exister entre ses intérêts et les intérêts personnels ou professionnels de ses administrateurs ou de toute personne agissant au nom de l’A-Ulm.
Les administrateurs et les personnes agissant au nom de l’A-Ulm sont tenus de signaler le cas échéant, au moment de leur élection, leurs fonctions et leurs mandats au sein de personnes morales ayant un rapport avec l’objet de l’A-Ulm pendant les cinq dernières années. 
Les membres du conseil d’administration ou les personnes morales qu’ils représentent ne participent pas aux débats et se déportent dès lors qu’ils ont un intérêt à titre personnel ou professionnel ou au titre de la personne morale représentée. 
Un ancien administrateur ne peut devenir salarié de l’A-Ulm avant qu’il se soit écoulé un délai d’au moins un an entre la fin de son mandat et le début de son contrat de travail.
À moins que l’administrateur intéressé n’en prenne l’initiative, le conseil d’administration est en droit de voter le retrait des débats ou le déport d’un membre du conseil d’administration qui se trouverait dans une situation de lien d’intérêt réel, potentiel ou apparent.

Article 15 – Dons et legs 

Conformément à l’article 8 des statuts, le conseil d’administration accepte les donations et les legs dans les conditions prévues à l’article 910 du Code civil. Les dons versés à l’A-Ulm ouvrent droit aux dispositifs de mécénat prévus aux articles 200 et 238 bis du Code général des impôts et les legs bénéficient de l’exonération de droits de mutation à titre gratuit prévue par le 2° de l’article 795 du Code général des impôts, sauf s’ils ne sont pas affectés aux activités d’intérêt général à caractère éducatif, scientifique, social et culturel de l’A-Ulm. Les documents comptables font apparaître cette affectation.

Article 16 – Indemnités de remboursement 

Un administrateur peut prétendre au remboursement des frais engagés dans le cadre de ses fonctions sur justification. Le conseil d’administration prévoit les tarifs maximum, en particulier pour les nuitées, repas et voyages. Le bureau procède à la vérification des justificatifs et au remboursement. L’intéressé peut abandonner ces remboursements et en faire don à l’A-Ulm, ce qui ouvre droit à la réduction d’impôt sur le revenu prévue à l’article 200 du Code général des impôts.

Article 17 – Délégations de pouvoir du président et du trésorier

Conformément aux articles 12 et 13 des statuts, le président et le trésorier peuvent donner délégation de leurs pouvoirs. Ces délégations ne peuvent se faire qu’à un administrateur de l’A-Ulm, pour un motif spécifié et pour une durée déterminée ne pouvant excéder six mois.
Article 18 – Vérification des comptes
Conformément à l’article 6 des statuts, l’assemblée générale désigne le cas échéant un ou plusieurs commissaires aux comptes et leur suppléant choisis sur la liste mentionnée à l’article L. 822-1 du code de commerce. Conformément à l’article L. 823-3 du même code, le commissaire aux comptes est désigné pour six exercices par l’assemblée générale sur proposition du conseil d’administration de l’A-Ulm. Ses fonctions expirent après la délibération du conseil d’administration qui statue sur les comptes du sixième exercice. Il exerce les missions mentionnées aux articles L. 823-9, L. 612-3 et L. 612-5 du même code.
Sur proposition du conseil d’administration ou de 25 % des membres présents ou représentés lors de l’assemblée générale, l'assemblée générale peut désigner un vérificateur aux comptes parmi les membres de l'A-Ulm ne faisant pas partie du conseil d’administration.
III. Activités de l’A-Ulm

Article 19 – Création de clubs intégrés à l’A-Ulm

L’A-Ulm accueille en son sein des clubs thématiques, qui peuvent par exemple s’intéresser à une thématique professionnelle ou transversale et peuvent être informels ou constitués en associations. Le ou les responsables du club doivent être membre de l'association, et incitent les autres membres du club à adhérer à l’Association. Il envoie au bureau de l’A-Ulm un projet présentant le sujet et les modalités de fonctionnement prévues pour le club. Le conseil d’administration délibère pour approuver la création du club et peut lui octroyer un budget. Le responsable du club informe au moins deux fois par an le bureau de l’A-Ulm des activités du club. Si un club suscite des activités inappropriées, ou s’il n’a plus de responsable membre de l’association ou d’activités, le conseil d’administration peut décider de le suspendre ou de le dissoudre. 

Article 20 – Critères d’attribution des aides aux projets d’élèves

L’A-Ulm peut attribuer des aides à des projets portés par des élèves ou étudiants de l’École normale supérieure.
Ces projets doivent remplir au moins quatre des cinq critères suivants : (i) être mené par un élève ou étudiant de l’École normale supérieure ; (ii) contribuer à l’image de l’École normale supérieure ; (iii) faire connaître l’A-Ulm ; (iv) avoir un caractère scientifique, social, culturel ou sportif ; (v) apporter des éléments pouvant être diffusés dans la revue de l’A-Ulm ou sur son site.
La subvention de l’A-Ulm ne doit dépasser ni la moitié du budget total du projet ni un plafond fixé par le conseil d’administration. Le porteur de projet doit être adhérent de l’A-Ulm et inciter les autres acteurs du projet à adhérer. La subvention n’est versée qu’après l’adhésion du porteur de projet
Les aides sont attribuées après délibération et vote en conseil d’administration.

Article 21 – Services informatiques et autres services

Les personnes susceptibles d’adhérer à l’A-Ulm peuvent bénéficier de services informatiques fournis et gérés par l’A-Ulm. D’autres services peuvent être offerts aux membres de l’A-Ulm. Le conseil d’administration se prononce sur l’éventuelle gratuité de ces services ou sur le tarif applicable.
IV. Dispositions diverses

Article 22 – Application et entrée en vigueur

Le présent règlement intérieur entre en vigueur après son adoption par l’assemblée générale et sa déclaration au ministre de l’Intérieur. Si, conformément à l’article 13-2 alinéa III du décret 2024-720 du 5 juillet 2024, après procédure contradictoire, le ministre de l’intérieur s’oppose à certaines dispositions du règlement, l’association prend toute mesures nécessaires pour le modifier.
Le règlement intérieur s’applique à tous les membres sans exception.

Article 23 – Modification du règlement intérieur

Conformément à l’article 22 des statuts, le présent règlement intérieur pourra être modifié par l’assemblée générale à la majorité des membres présents ou représentés après préparation d’un projet de modification par le conseil d’administration. 

Article 24 – Obligation d’information des tutelles

Le bureau de l’Association veille à ce que soient respectées toutes les obligations légales d’information des tutelles, notamment les déclarations de changements de dirigeants ou de composition du conseil d’administration et la transmission des comptes.